Een bedrijfsfeest organiseren begint met een goede locatiekeuze. De plek waar je collega’s samenkomen bepaalt voor een groot deel de sfeer en het succes van je evenement. Bij het kiezen van een bedrijfsfeest locatie moet je rekening houden met je budget, het aantal gasten, de gewenste sfeer en praktische zaken zoals bereikbaarheid en faciliteiten. Een doordachte locatie selectie zorgt ervoor dat je evenement perfect aansluit bij je bedrijfscultuur en dat iedereen zich op zijn gemak voelt.
Waarom de locatie je bedrijfsfeest maakt of breekt #
De locatie van je bedrijfsfeest heeft meer impact dan je misschien denkt. Het is het eerste wat je gasten zien en het bepaalt direct de verwachtingen voor de rest van de avond. Een goed gekozen evenement locatie draagt bij aan een positieve bedrijfssfeer en versterkt de band tussen collega’s.
Wanneer je een bedrijfsfeest locatie kiest die past bij je bedrijfscultuur, voelen medewerkers zich meer betrokken. Een creatief bedrijf kan kiezen voor een industriële loft, terwijl een traditioneel advocatenkantoor beter uitkomt bij een klassiek hotel. De locatie communiceert wat voor werkgever je bent en hoe je naar je team kijkt.
De juiste feestlocatie bedrijf stimuleert ook de onderlinge contacten. Open ruimtes nodigen uit tot gesprekken tussen afdelingen die normaal weinig contact hebben. Bijzondere locaties geven mensen iets om over te praten en creëren gedeelde herinneringen die nog lang napraten op de werkvloer.
Bereikbaarheid speelt ook een belangrijke rol bij deelname. Een locatie die moeilijk te vinden is of waar geen parkeergelegenheid is, kan ervoor zorgen dat mensen wegblijven. Dat is zonde van je investering in teambuilding en werknemerstevredenheid.
Bepaal eerst je budget en gastenlijst #
Voor je begint met zoeken naar een bedrijfsfeest locatie, moet je weten hoeveel geld je kunt uitgeven en hoeveel mensen je verwacht. Deze twee factoren bepalen grotendeels welke opties er voor je openstaan.
Begin met het opstellen van een realistische gastenlijst. Tel niet alleen je huidige medewerkers, maar denk ook aan partners, belangrijke klanten of leveranciers die je wilt uitnodigen. Reken altijd op ongeveer 10-15% uitval, maar hou ook rekening met last-minute aanmeldingen.
Voor je budget kun je verschillende categorieën hanteren:
- Basisbudget: €25-50 per persoon voor eenvoudige locaties zoals restaurants of bedrijfskantines
- Middenbudget: €50-100 per persoon voor hotels, conferentiecentra of bijzondere restaurants
- Premiumbudget: €100+ per persoon voor unieke venues, kastelen of exclusieve locaties
Verdeel je budget slim: reserveer ongeveer 40% voor de locatie, 35% voor catering, 15% voor entertainment en 10% voor onvoorziene kosten. Dit geeft je houvast bij het maken van keuzes tijdens het organiseren van je bedrijfsfeest.
Denk er ook aan dat sommige locaties extra kosten hebben voor parking, beveiliging of schoonmaak. Vraag altijd naar de totaalprijs inclusief alle bijkomende kosten om verrassingen te voorkomen.
Welke locatietype past bij jouw bedrijfsfeest #
Er zijn verschillende soorten locaties beschikbaar voor je bedrijfsuitje locatie, elk met hun eigen voor- en nadelen. De keuze hangt af van je bedrijfscultuur, budget en het type evenement dat je organiseert.
Hotels en conferentiecentra #
Hotels bieden vaak complete pakketten met catering, parking en overnachtingsmogelijkheden. Ze hebben ervaring met zakelijke evenementen en kunnen goed inspelen op specifieke wensen. Het nadeel is dat ze soms wat standaard aanvoelen en minder uniek zijn.
Restaurants en eetcafés #
Een restaurant is een veilige keuze voor kleinere bedrijfsfeesten. De catering is geregeld en de sfeer is meestal goed. Let wel op dat je genoeg ruimte hebt voor alle gasten en dat het geluidsniveau geschikt is voor conversatie.
Unieke venues #
Musea, theaters, oude fabrieken of historische gebouwen maken indruk op je gasten. Deze evenementenlocatie kiezen zorgt voor gespreksstof en unieke foto’s. Ze vereisen wel meer organisatie omdat je vaak externe catering moet regelen.
Outdoor locaties #
Parken, strandpaviljoens of landgoederen zijn perfect voor zomerfeesten. Ze bieden veel ruimte en een ontspannen sfeer. Houd rekening met het weer en zorg voor een back-up plan. Ook zijn er vaak meer vergunningen nodig.
Bedrijfslocaties #
Je eigen kantoor of dat van een partner kan kosteneffectief zijn. Het voordeel is dat alles bekend is en je volledige controle hebt. Het nadeel is dat het minder feestelijk aanvoelt omdat mensen de ruimte al kennen.
Praktische checklist voor locatie-eisen #
Wanneer je een evenement locatie bekijkt, zijn er praktische zaken die je moet controleren. Deze checklist helpt je om niets te vergeten tijdens je locatie selectie.
Must-haves #
- Capaciteit: Minimaal 1,5 m² per persoon voor staande recepties, 2,5 m² voor diner
- Bereikbaarheid: Goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto
- Parkeergelegenheid: Voldoende parkeerplaatsen of alternatieve oplossingen
- Toiletvoorzieningen: Minimaal 1 toilet per 25 gasten
- Toegankelijkheid: Rolstoeltoegankelijk voor gasten met mobiliteitsbeperkingen
- Vergunningen: Alle benodigde vergunningen voor je type evenement
Nice-to-haves #
- Technische voorzieningen zoals beamers, geluidsinstallatie en wifi
- Eigen cateringkeuken of goede faciliteiten voor externe catering
- Aparte ruimtes voor verschillende activiteiten
- Buitenruimte of terras voor frisse lucht
- Mogelijkheid tot decoratie en aankleding
- Airconditioning of goede ventilatie
Vragen voor de locatiebeheerder #
Informeer altijd naar de huisregels, geluidsrestricties en eindtijden. Vraag ook naar ervaringen met vergelijkbare evenementen en of ze referenties kunnen geven. Check of er op jouw datum nog andere evenementen zijn die overlast kunnen veroorzaken.
Hoe voorkom je veelgemaakte locatiefouten #
Bij het organiseren van een bedrijfsfeest maken veel mensen dezelfde fouten. Door deze valkuilen te kennen, kun je ze gemakkelijk vermijden en zorgen voor een succesvoller evenement.
Onderschatting van ruimtebehoefte #
Een veel gemaakte fout is te weinig ruimte reserveren. Mensen hebben meer plek nodig dan je denkt, vooral als er gedanst wordt of als je entertainment hebt. Reken altijd ruim en bekijk de locatie op een moment dat er andere evenementen zijn om een goed beeld te krijgen.
Vergeten van praktische zaken #
Denk aan zaken zoals garderobe, rookruimte, en opslag voor cadeaus of spullen. Ook de aankomst en het parkeren van cateraars wordt vaak over het hoofd gezien. Maak een lijst van alle praktische behoeften voordat je een feestlocatie bedrijf definitief boekt.
Te laat boeken #
Populaire locaties zijn vaak maanden van tevoren volgeboekt, vooral in het najaar en rond de feestdagen. Begin minstens 3-4 maanden van tevoren met zoeken naar je bedrijfsfeest locatie. Voor grote evenementen of bijzondere locaties kun je beter nog eerder beginnen.
Geen back-up plan #
Vooral bij outdoor evenementen is een plan B nodig. Maar ook indoor kunnen er problemen ontstaan zoals technische storingen of last-minute annuleringen. Bespreek altijd wat er gebeurt bij onvoorziene omstandigheden.
Geluidsrestricties negeren #
Veel locaties hebben strikte regels over geluidsniveaus en eindtijden. Informeer hier van tevoren naar en communiceer dit ook met je gasten. Niets is vervelender dan een feest dat vroegtijdig moet eindigen door klachten.
Van shortlist naar definitieve keuze #
Na je eerste selectie heb je waarschijnlijk 3-5 potentiële locaties over. Nu begint het echte vergelijkingswerk om de beste bedrijfsuitje locatie te kiezen voor jouw specifieke evenement.
Locatiebezoeken plannen #
Bezoek elke locatie op je shortlist, bij voorkeur op hetzelfde moment van de dag als je evenement. Neem foto’s en notities, want na een paar bezoeken gaan locaties door elkaar lopen. Breng iemand mee voor een tweede mening.
Let tijdens je bezoek op details die je online niet ziet: de staat van de toiletten, geluiden van buiten, de lichtinval en de algemene sfeer. Vraag of je even kunt blijven om een gevoel te krijgen voor de ruimte.
De juiste vragen stellen #
Informeer naar ervaringen met vergelijkbare evenementen. Welke uitdagingen kwamen ze tegen en hoe losten ze die op? Vraag naar referenties van andere bedrijven die er gefeest hebben.
Bespreek ook praktische zaken zoals de opstelling van tafels, mogelijkheden voor decoratie en het gebruik van eigen leveranciers. Sommige locaties werken alleen met vaste partners, wat je opties kan beperken.
Vergelijken en beslissen #
Maak een overzichtelijke tabel met alle belangrijke criteria: prijs, capaciteit, faciliteiten, bereikbaarheid en sfeer. Geef elk punt een score en weeg ze naar belangrijk voor jouw evenement.
Betrek ook anderen bij de beslissing. Een kleine commissie van collega’s kan waardevolle input geven en zorgt ervoor dat je keuze breder gedragen wordt. Hun enthousiasme helpt ook bij de promotie van het evenement.
Wanneer je twijfelt tussen twee locaties, ga dan voor je gevoel. De locatie waar je je het meest op je gemak voelt en waar je het meeste vertrouwen in hebt, is vaak de juiste keuze.
Hoe Steam Events jouw bedrijfsfeest naar een hoger niveau tilt #
Het vinden van de perfecte locatie is één ding, maar het creëren van een onvergetelijk bedrijfsfeest vraagt om meer. Steam Events biedt complete ontzorging van begin tot eind, zodat jij kunt genieten van een exclusief evenement waar je gasten nog lang over napraten.
Wij tillen jouw bedrijfsfeest naar een hoger niveau met:
- Maatwerk op elk niveau: Van een gepersonaliseerd uitnodigingstraject tot aankleding in jouw bedrijfskleuren, inclusief elementen zoals een historylane die jouw bedrijfsverhaal vertelt
- Creatieve unieke concepten: Wij vertalen jouw wensen naar exclusieve evenementconcepten met wow-factoren die perfect aansluiten bij je bedrijfscultuur
- Complete ontzorging: Wij regelen alles in de voorbereiding, tijdens het evenement én de aftercare, zodat jij met een gerust hart kunt genieten
- Hoge kwaliteit gegarandeerd: Elk detail wordt met zorg uitgewerkt, van de locatiekeuze tot de laatste finishing touch
Wil je jouw volgende bedrijfsfeest omtoveren tot een exclusief evenement dat perfect past bij jouw organisatie? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw visie werkelijkheid maken.