Een goed bezocht bedrijfsfeest organiseer je door slim te plannen, helder te communiceren en activiteiten te kiezen die werknemers écht leuk vinden. Timing is daarbij net zo belangrijk als het programma zelf. Door rekening te houden met verschillende voorkeuren en het evenement toegankelijk te maken voor iedereen, vergroot je de kans op hoge opkomst aanzienlijk.
Waarom blijven werknemers weg van bedrijfsfeesten? #
De meest voorkomende reden waarom medewerkers personeelsfeesten overslaan is slechte timing. Veel werknemers hebben al andere verplichtingen of voelen zich niet aangesproken door het programma.
Werkdruk speelt een grote rol. Als je een bedrijfsfeest plant tijdens een drukke periode, kiezen mensen vaak voor werk boven ontspanning. Ze voelen zich schuldig om tijd vrij te maken terwijl deadlines naderen.
Persoonlijke omstandigheden maken deelname soms onmogelijk. Denk aan gezinsverplichtingen, kinderopvang of financiële zorgen over bijvoorbeeld dresscode of vervoer. Ook introverte collega’s kunnen zich ongemakkelijk voelen bij grote sociale evenementen.
Een gebrek aan interesse in het programma houdt mensen thuis. Als het evenement niet aansluit bij de wensen van je team, blijven stoelen leeg. Te formele of juist te informele activiteiten kunnen afschrikken.
Wanneer plan je een bedrijfsfeest voor maximale opkomst? #
Plan je bedrijfsfeest op een donderdag- of vrijdagmiddag voor de beste opkomst. Mensen hebben dan mentaal al weekend en zijn meer ontspannen.
Vermijd schoolvakanties, feestdagen en drukke werkperioden. Check ook of er geen andere grote evenementen in je regio plaatsvinden die concurreren om de aandacht van je medewerkers.
Het najaar en voorjaar zijn ideale seizoenen. In december zijn mensen vaak al druk met kerstvieringen, terwijl de zomermaanden vakantieperiodes kennen. September tot november en maart tot mei bieden meestal de beste beschikbaarheid.
Geef minimaal zes weken van tevoren de datum door. Dit geeft mensen tijd om het in hun agenda te zetten en eventuele andere afspraken om te plannen.
Hoe communiceer je effectief over je bedrijfsfeest? #
Start met een save-the-date bericht dat nieuwsgierigheid wekt. Vertel niet alles meteen, maar hint naar spannende activiteiten die komen gaan.
Gebruik verschillende communicatiekanalen. Stuur officiële uitnodigingen via e-mail, maar maak ook gebruik van interne chat-apps, prikborden en teamvergaderingen om het evenement onder de aandacht te brengen.
Wees transparant over praktische zaken. Vertel duidelijk over timing, locatie, dresscode, catering en of partners welkom zijn. Onduidelijkheid leidt tot twijfel en lagere opkomst.
Stuur twee herinneringen: één week van tevoren en de dag zelf. Deel in deze berichten enthousiaste details over wat mensen kunnen verwachten, zonder te veel te verklappen.
Welke activiteiten trekken werknemers aan? #
Teambuilding-activiteiten die samenwerking bevorderen zonder te geforceerd aan te voelen werken het beste. Denk aan escape rooms, kookworkshops of creatieve challenges waar mensen samen iets maken.
Entertainment dat voor iedereen toegankelijk is vergroot de deelname. Live muziek, DJ’s of interactieve shows waar mensen kunnen kiezen tussen actief meedoen of gewoon genieten als toeschouwer.
Zorg voor variatie in je programma. Combineer rustige netwerkmomentjes met energieke activiteiten. Niet iedereen houdt van dansen, maar bijna iedereen waardeert goed eten en leuke gesprekken.
| Type activiteit | Geschikt voor | Opkomst effect |
|---|---|---|
| Kookworkshop | Alle persoonlijkheden | Hoog |
| Live entertainment | Grote groepen | Zeer hoog |
| Sportactiviteiten | Actieve medewerkers | Gemiddeld |
| Borrel met hapjes | Netwerkers | Hoog |
Hoe maak je je bedrijfsfeest toegankelijk voor iedereen? #
Kies een locatie die goed bereikbaar is met openbaar vervoer en voldoende parkeergelegenheid heeft. Zorg dat het gebouw rolstoeltoegankelijk is en denk aan mensen met andere fysieke beperkingen.
Houd rekening met verschillende dieetwensen. Zorg voor vegetarische, veganistische en glutenvrije opties. Vraag bij de uitnodiging naar specifieke allergieën of dieetwensen.
Maak het evenement gezinsvriendelijk door kinderopvang aan te bieden of juist partners en kinderen uit te nodigen voor een gedeelte van het programma. Dit helpt vooral werkende ouders om deel te nemen.
Creëer rustige ruimtes voor mensen die even pauze willen van de drukte. Niet iedereen houdt van constante sociale interactie, dus bied alternatieven.
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren voor hoge opkomst? #
De combinatie van goede planning, heldere communicatie en aantrekkelijke activiteiten bepaalt het succes van je bedrijfsfeest. Timing blijft de belangrijkste factor.
Betrek je team bij de planning. Vraag om input voor activiteiten en locatie. Mensen komen eerder naar een evenement waar ze invloed op hebben gehad.
Zorg voor een duidelijke agenda die mensen van tevoren kunnen inzien. Verrassingen zijn leuk, maar mensen willen weten waar ze aan toe zijn qua tijdsinvestering.
Maak het evenement onderdeel van de bedrijfscultuur door er structureel aandacht aan te besteden. Een goed bedrijfsfeest zorgt ervoor dat mensen uitkijken naar het volgende.
Evalueer na afloop wat goed ging en wat beter kan. Vraag feedback van deelnemers én van mensen die niet kwamen. Deze informatie helpt je bij het organiseren van toekomstige zakelijke evenementen.
Hoe Steam Events jouw bedrijfsfeest naar een hoger niveau tilt #
Wil je een bedrijfsfeest organiseren waar werkelijk iedereen naartoe komt? Steam Events neemt de volledige organisatie uit handen en zorgt voor een exclusief evenement met wow-factor. We tillen jouw bedrijfsfeest naar een hoger niveau door:
- Complete ontzorging – Van de eerste brainstorm tot de aftercare regelen wij elk detail, zodat jij kunt genieten van je eigen evenement
- Creatieve maatwerk concepten – Inclusief gepersonaliseerde uitnodigingen, aankleding in jouw bedrijfskleuren, een history lane en terugkerende logo’s die perfect passen bij het thema
- Unieke elementen – We creëren onvergetelijke momenten waar je gasten nog lang over napraten, afgestemd op jouw specifieke wensen en doelgroep
- Hoogwaardige uitvoering – Exclusieve locaties, topkwaliteit catering en entertainment dat aansluit bij alle persoonlijkheden in je team
Wil je professionele ondersteuning bij het organiseren van een bedrijfsfeest met maximale opkomst? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.